직장생활을 하다 보면 근로계약서와 재직정명서를 한 번쯤은 꼭 찾게 되는데요. 입사할 땐 근로계약서를 작성해야 하고 대출이나 이직, 각종 행정 절차를 진행할 땐 재직증명서를 요구 받는 경우가 많습니다.
문제는 막상 필요해지면 어떤 양식을 써야 할지, 온라인으로 발급 받을 수 있는지 헷갈린다는 점인데요. 특히 두 서류는 성격부터 다르기에 두 서류의 차이부터 확실히 알아두어야 할 필요가 있습니다.
그래서 오늘은 근로계약서, 재직증명서 양식과 차이, 작성 및 발급 방법을 정리해 안내 드리고자 해요.
근로계약서 양식 알아보기
일단 근로계약서, 재직증명서 양식을 안내 드리기에 앞서, 먼저 근로계약서와 재직증명서의 차이부터 명확히 짚고 넘어가도록 하겠습니다. 두 서류 간의 차이는 다음과 같이 정리해볼 수 있는데요.
| 구분 | 근로계약서 | 재직증명서 |
| 목적 | 근로조건을 정하는 계약 | 근무 사실 증명 |
| 작성 시점 | 입사·근로계약 체결 시 | 필요 시 발급 |
| 주요 내용 | 임금, 근로시간, 업무 등 | 소속, 직위, 입사일, 재직기간 등 |
| 양식 | 표준근로계약서 활용 가능 | 법정 통일 양식 없음 |
| 발급·작성 주체 | 사업주와 근로자 | 회사 |
| 주요 용도 | 근로조건 확인 | 대출·비자·이직·기관 제출 등 |
정리하자면 근로계약서는 입사할 때 반드시 꼼꼼하게 작성해서 보관해야 하는 서류이고, 재직증명서는 필요할 때 회사에 요청해 발급 받는 서류라고 할 수 있습니다.
두 서류 모두 인터넷에서 무료 양식을 쉽게 찾을 수 있지만 중요한 건 단순히 양식을 내려받는 게 아니라 실제 근로 조건과 제출기관의 요구사항에 맞게 작성하는 것인데요.
특히 근로계약서 같은 경우엔 고용노동부 표준 양식을 활용해야만 합니다. 일반적으로 근로계약서는 사업주와 근로자가 근로조건을 정하고, 이를 서면으로 작성하게 되는데요.
임금과 근로시간 등 중요한 근로조건은 서면으로 명시해 근로자에게 교부해야 하므로 입사할 땐 단순히 구두로 조건을 확인하는 것보다 근로계약서 양식을 토대로 서류를 꼼꼼히 작성하는 게 중요합니다.
올바른 근로계약서 양식대로 서류 작성 시엔 실제 근무조건과 서류 상의 내용이 일치하는지 확인하는 것이 필수인데요. 서류에 포함되어야 하는 내용은 대략 다음과 같습니다.
- 사업주·근로자 정보
- 근로개시일 및 계약 기간
- 근무 장소 및 담당 업무
- 근로 시간·휴게시간·근무일
- 임금·지급일·지급 방법
- 휴일·연차 유급휴가 등 근로조건
- 사업주와 근로자의 서명 또는 날인 후 각각 보관
위 내용들을 포함한 근로계약서 양식은 고용노동부에서 제공하는 표준근로계약서를 이용하는 것이 가장 안전하다고 말씀 드릴 수 있는데요.
[고용노동부]가 제공하는 근로계약서 양식을 이용하면 별도의 유료 프로그램을 이용하지 않아도 필요한 내용을 작성할 수 있어 근로계약서 양식을 처음 작성하는 사업자·근로자가 활용하기에 매우 편리합니다.
또한 HWP, DOC, PDF 등 다양한 형태의 무료 근로계약서 양식을 제공하는 사이트들이 있는데요. 이런 근로계약서 양식 사이트 이용 시엔 내용이 실제 법정 기준에 맞는지 꼭 확인해보셔야 합니다.
단순히 인터넷에서 검색되는 무료 근로계약서 양식을 그대로 사용하는 것보단 고용노동부 표준 근로계약서 양식을 기준으로 작성하는 게 가장 무난하니 참고 부탁 드려요.
▼바로 아래에서 고용노동부가 제공하는 표준 근로계약서 양식을 확인해보세요.
재직증명서 양식 알아보기
이어서 재직증명서 양식의 경우, 근로계약서와는 다르게 회사 인사팀이나 총무팀, 또는 담당 부서에 요청하셔야 하는데요.
회사에 별도의 인사관리 시스템이 있다면 직원이 직접 온라인으로 신청하거나 PDF 형태로 재직증명서 양식을 발급 받을 수 있는 경우도 있고요. 일반적인 재직증명서 발급 과정은 아래와 같습니다.
- 회사에 재직증명서 발급 요청하기
- 제출처와 용도 확인하기
- 필요한 항목 작성하기
- 회사 확인 및 직인 처리하기
- 서류 수령하기
여기에서 중요한 것은 제출기관이 요구하는 항목을 먼저 확인하는 것입니다. 금융·해외기관 등에선 일반적인 재직 여부뿐 아니라 직위, 입사일, 급여 등 추가 정보를 요구하거나 영문 서류를 요구할 수 있거든요.
그리고 재직증명서는 단순히 회사가 원할 때만 발급해주는 서류가 아닌데요. 「근로기준법」에 따르면 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 증명서를 청구하면 사실대로 적은 서류를 즉시 발급해야 합니다.
그렇기에 퇴직을 했다고 해서 무조건 재직·경력 관련 증명서를 받을 없는 건 아니라는 점, 참고해주시기 바라고요. 무료 재직증명서 양식을 직접 만들어 사용할 시 기본적으로 들어가야 할 내용은 다음과 같습니다.
- 성명
- 생년월일
- 소속 부서
- 직위·직급
- 입사일
- 재직기간
- 담당 업무
- 발급 용도
- 발급일
- 회사명
- 사업자등록번호
- 회사 주소
- 대표자명
- 회사 직인
다만, 제출처에서 별도로 요구하는 재직증명서 양식 및 항목이 있다면 그 기준을 우선으로 해야 하는데요. 특히 주민등록번호 전체나 급여 등 민감한 정보는 제출기관이 요구하는 경우에만 기재하는 게 좋습니다.
▼바로 아래에서 HWP, DOC, PDF 등 원하는 재직증명서 양식을 무료로 다운 받아보세요.